Скрининговые проверки персонала

Скрининг персонала раскроет личность кандидата

Кадровая безопасность и скрининг персонала

Кадровая безопасность входит в систему безопасности бизнеса, а кадровый аппарат предприятия – «фильтр» отсеивающий претендентов на требуемую должность.

Как правило (особенно на небольших частных фирмах), данную работу выполняет по совместительству штатный юрист, бухгалтер, начальник цеха. Отобранные и подходящие досье соискателей передают «наверх» для личного принятия решения о приеме на работу собственником и/или директором.

Отбор требуемого сотрудника часто основан на личных визуальных симпатиях, минимальной проверке навыков и чтения досье кандидата.
Обращаем внимание, что кадровый работник, в лучшем случае, увидит только лишь представленные кандидатом официальные бумаги и резюме, где изложено о себе все то хорошее, что может повлиять на принятие положительного решения о его трудоустройстве. В тоже время, соискатель никогда не напишет, и не раскроет данных мешающих этому.

Для исправления вышеуказанных ситуаций таких проблем и прибегают к кадровому скринингу с использованием полиграфа.

«Скрининг» – в переводе с английского значит — «отбор», «сортировка»

Кадровики начали повсеместно  задействовать скрининг на западе в 60-70-х годах прошлого века, куда он пришел из практики работы спецслужб. Тенденция перешла и на пост советское пространство, где применение такого вида «фильтра» все больше набирает обороты.

«Детектор лжи» помогает выявить различные факты биографии и получить подтверждения (опровержения) определенных действий сотрудника. Но это далеко не единственное назначение скрининга. Например, результаты проверки эксперта-полиграфолога могут служить основой для оценки прогноза успешности сотрудника.

Заказчик, в лице собственника или директора, ставит полиграфологу различные задачи скрининга своих подчиненных. Итак, о чем спрашивают при проверке на детекторе лжи?

Перечень наиболее распространенных и критических направлений «сортировки»

Информация о себе:

  • предоставление поддельных (неоригинальных) документов в ходе трудоустройства (дипломов, трудовых книжек и т.д.) либо грубое искажение своих анкетных данных;
  • истинный мотив ухода с прежнего места работы (прогулы, конфликты, и т.п.);
    участие в социально-опасных организациях и сектах.

Криминалитет

  • совершение в прошлом или настоящем уголовно- или административно- наказуемых правонарушений (в т.ч. и на прежнем месте работы);
  • наличие деловых связей в криминальной среде;
  • нахождение под судом и следствием.

Вредные привычки

  • проблемы алкоголизма или наркозависимость;
  • азартные игры, и т.п.

Агентурная работа

  • сотрудничество с конкурентами;
  • истинные цели и мотивы трудоустройства (выполнение задания конкурентов,
  • реализация планов по нанесению вреда, ущерба предприятию);
  • разглашение конфиденциальной информации работодателя.

Финансовый и моральный ущерб предприятию

  • наличие заболеваний, которые могут мешать выполнению должностных обязанностей;
  • конфликтность (наличие длящихся конфликтных ситуаций);
  • использование служебного положения в личных целях;
  • нарушение трудовой дисциплины и функциональных обязанностей;
  • сокрытие информации о нанесенном ущербе предприятию;
  • наличие «левых» доходов от деятельности компании на рабочем месте.
Проверка на полиграфе
Проверка на полиграфе выявит и отсеит нерадивых работников, кроме того сэкономит бюджет фирмы

Данный перечень направлений работы полиграфолога при проверках персонала далеко не исчерпывающий.

О прохождении проверки на полиграфе, согласно законодательству Украины, работник должен быть извещен заранее, так как тестирование с использованием «детектора лжи»  является исключительно добровольной процедурой.

Уже на этапе предложения пройти такую проверку, заказчик фактически ставит барьер на пути продвижения в свою компанию нежелательных элементов

Если фильтровать свой бизнес через скрининг персонала, то статистика доказывает, что это намного выгоднее и дешевле, чем потом «разгребать» тот ворох проблем, которые может принести нерадивый работник в будущем.

Выбор всегда есть, а полиграф способен сделать этот выбор правильным!

Грамотное использование информации о контрагентах

Информация о контрагенте

Какую информацию о контрагентах должен знать бизнесмен

А вы знаете реальных собственников ваших контрагентов. Вы уверены, что компания-партнер не занимается отмыванием денег или финансированием терроризма, имеет нормальную репутацию, не «кидала» предыдущих партнеров.

Примите ли вы решение о дальнейшей работе, имея на руках информацию о «кидках», которые совершили ваши потенциальные партнеры, или то, что они имеют просроченные выплаты по кредитам, и средства которые вы им планируете заплатить, могут быть арестованы по решению суда. Эти все вопросы стоит выяснять до заключения контракта и проведения сделок, так как потом может быть поздно.

Эта публикация во многом перекликается со статьей Проверка потенциальных партнеров. Разобрав мониторинг и порядок сбора данных, продолжим эту тему, и задумаемся: Как использовать данные полученные о ваших партнерах?

Исходя из опыта можно констатировать:

Не вся добытая информация может в дальнейшем использоваться

Правильная постановка задачи о сборе информации о партнерах

Перед тем, как ставить задачу на получение данных о партнере — спросите себя: «А что я с этим буду делать?»

Общая информация о контрагенте, которая станет Вам доступной, вроде бы не вызывает вопросов.

Типичный перечень для сбора данных и сведений о бизнес-партнерах:

  • компания
  • собственники
  • обороты
  • платежеспособность
  • адрес
  • телефоны, электронная почта
  • профили из социальных сетей (ценные для анализа)
  • автомобили и иное имущество…

А вот если Вы заполучили сведения интимного характера, подумайте заранее как их использовать!

сбор инфо о контрагентах фирмы
Как грамотно использовать собранную информацию о контрагентах

Практический разбор как работать с информацией о контрагентах

Подразделение бизнес-разведки предоставило отчет:
Директор фирмы-поставщика — частичный совладелец компании, предположим на 10%, он мужчина, он любитель женщин, часто занимается походами «налево», второй совладелец – его жена, владеет фирмой на 90%, предприятие досталась ей по наследству, но в его дела она не вникает (до определенной поры). Ее отец, в прошлом крупный чиновник, развивает новое производство и оставил предприятие.

Отец (фактически он хозяин) может принять любое решение. Очень тепло относится к своей дочери и не совсем хорошо к зятю. Нюанс – его жена крайне ревнива.

Какие выводы можно сделать из этого досье? И самое главное, как применить в своих целях, особенно если на кону крупный контракт?

Вариантов использования довольно много, но Вы должны будете выбрать единственно правильный! Именно он подспорье в грамотном построении переговорах и страховка от неожиданных ходов руководства контрагента.

В целом, сведения о реальных собственниках бизнеса, помогут принять верное решение о дальнейшей работе с Вашим предполагаемым партнером.

В пост-революционное время, к этим вопросам надо относится еще более настороженно. Реальными хозяевами ваших контрагентов могут оказаться лица частенько пренебрегающие законом. И ладно, если это банальная неуплата налогов… это не особо страшно. А если их подозревают в финансировании терроризма? Как быть?!

Следующий немаловажный аспект, это происхождение средств, которые  контрагент вложил в бизнес. Обновление государственных структур спровоцировало массовый отток чиновником. Многие из них нажили капитал, не совсем законным методом, и этот капитал сейчас вкладывается в бизнес. Последствия сотрудничества с таким «бизнесом» запросто ставит Вашу деятельность под удар правоохранительных органов, с дальнейшим обвинением Вас в отмывании денег.

Уточняющие вопросы для службы безопасности о сборе данных о партнерах

В качестве завершения данной публикации, давайте сформулируем некоторые уточняющие вопросы, которые Вы будете ставить подразделению или компании занимающимся сбором информации о контрагенте:

  1.  Я хочу знать… (и дальше по пунктам);
  2.  Мне это необходимо для… (перечень);
  3. Это мне поможет в … (и дальше по пунктам).

P.S. Ответ на второй вопрос, посодействует лицам выполняющим задание, более точно сфокусировать свое внимание на получении необходимых сведениях и готовить Вам их уже с соответствующим анализом.

Как найти хорошего фрилансера

Найти хорошего фрилансера

Проблема найти ответственного и профессионального фрилансера

Человек ценен, когда его слова
совпадают с его действиями

Оскар Уайльд

Будучи предпринимателем, вы должны для себя принять то, что даже если ваш коллектив лучший во всем мире — наступает момент, когда нагрузка на него становится невыносима. В пик нагрузки многие бизнес-структуры прибегают к помощи фрилансеров, отдавая часть работы на аутсорсинг.
«Фриланс??! Никогда!» — с отвращением скажите вы, «Я наслышан о необязательности этих ребят, и не хочу тратить время на переделку их некачественной работы».
Не волнуйтесь, наши советы помогут обеспечить выполнение заданий на высоком уровне. С относительно небольшими финансовыми затратами, можно выжать лучшее из наемной помощи.

На что обращать внимание при поиске удаленного работника

ПРЕЗЕНТАЦИЯ СЕБЯ

Фрилансер должен понимать с кем имеет дело. Толковый исполнитель не тратит свое время зря. Опытный «свободный художник» будет мониторить своего работодателя (вас) также, как и вы его. Играйте честно, если контроль и взаимоотношения переданы лицу не имеющему право голоса и принятия решения, то открыто заявите об этом.

Статья по теме: Волшебная сила портфолио

ОБЩЕНИЕ С КАНДИДАТОМ

Никогда не останавливайте свой выбор на первом подвернувшемся исполнителе на выполнение вашего ТЗ. Поищите хотя бы три-четыре кандидата и пообщайтесь с ними любым доступным способом.

СБОР ИНФОРМАЦИИ О ФРИЛАНСЕРЕ

Не имеет значения каким образом вы нашли предполагаемого кандидата на свой заказ, по рекомендации знакомых или на бирже. Потратьте свое время на сбор информации. В случае полного «засекречивания» информации фрилансером — это должно вас насторожить. Хорошему фрилансеру нечего скрывать. Смело поинтересуйтесь у исполнителя о том, зарегистрирован ли он как частный предприниматель, какие схожие с вашим заданием работы он выполнял в последнее время, какой стаж его фриланса, есть ли у него портфолио и т. п.

АНАЛИЗ ПОРТФОЛИО ИСПОЛНИТЕЛЯ

Обращайте внимание на портфолио фрилансера. Если кандидат серьезный, то и представление о себе будет на высоком уровне. Должны быть максимально заполнены все данные касающиеся профессии, представлены образцы работ, оформлены страницы в соц.сетях и на биржах фриланса.

ФОКУСИРОВКА НА ТРЕБОВАНИЯХ

Четкие и точные требования сфокусируют исполнителя на выполнении задания максимально к вашим требованиям. Ответьте на вопрос, что именно вы ожидаете от толкового фрилансера? Вы должны быть очень конкретными и не ожидайте, что ему под силу делать сразу несколько заданий. Пусть придерживается того, что он знает лучше всего. Таким образом, вы получите профессионально реализованную задачу в наименее короткие сроки.

ПОСТАНОВКА ВЫПОЛНИМЫХ ЗАДАЧ ФРИЛАНСЕРУ

Этот пункт, прямое продолжение предыдущего. Не ставьте перед исполнителем невыполнимых задач. Обратите внимание на временные факторы, сроки выполнения задания. Например, никто не сделает уникальный сайт за час, даже по готовому макету.

найти фрилансера в любой точке мира
Нет границ и расстояний для поиска удаленного фрилансера

ПРЯМАЯ СВЯЗЬ БЕЗ ПОМЕХ

Удаленные работники — «вольные художники» и часто их график жизни не совпадает с общепринятыми нормами рабочего времени, также не все фрилансеры находятся постоянно онлайн. Поэтому связь с исполнителем должна быть прозрачной и понятной с самого начала. Обсудите ваши требования о коммуникациях, какие каналы связи приемлемы для вас обоих и время «выхода в эфир».

ДОГОВОР С ФРИЛАНСЕРОМ

Лучше всего для взаимопонимания сторон оформить договор.  Задокументируйте все договоренности между вами. Обменяйтесь документом хотя бы по электронной почте. Не стесняйтесь оговорить штрафы и санкции в случае отклонения от графика или полного срыва выполнения задания.

Больше информации читайте в публикации Нужен ли договор фрилансеру.

ОГОВОРЕННАЯ ЦЕНА И САНКЦИИ

Цена за услуги должна быть не ниже минимальных рыночных цен вашего региона для соответствующего уровня исполнителя. Не будет качественного выполнения работы, если вы обладаете скудным бюджетом и решили серьезно сэкономить.
Обсудите цену перед началом работы над проектом. Убедитесь, что фрилансер понимает, за что именно и в какие сроки ему заплатят.

Договор с фрилансером это защита от мошенничества
Вносите в договор с фрилансером все условия по сотрудничеству

ПРЕДОПЛАТА

Уважающий себя фрилансер обязательно попросит дать задаток или аванс. Не пугайтесь, но помните, что и мошенников на рынке фриланса предостаточно. За небольшой проект обычно просят от 10 до 30%. В случае большого и длительного проекта — разбейте его на небольшие сегменты-этапы, с условием оплат за каждый этап.

ГАРАНТИЯ НА ВЫПОЛНЕННУЮ УСЛУГУ

Хороший фрилансер всегда даст гарантию на то, что он сделал. Не забывайте внести этот пункт для уточнения и согласования перед передачей технического задания. В случае отказа подумайте нужен ли вам такой исполнитель.

ОБРАЗЕЦ ВЫПОЛНЕНИЯ ПРОБНОГО ЗАДАНИЯ

Если вы сотрудничаете впервые, то не поленитесь собрать максимально возможную информацию о данном фрилансере. Попросите выполнить пробное задание для проверки ответственности и квалификации исполнителя. Это наиболее важная часть выбора фрилансера. Образец работы покажет: и качество работы, и способности, и доступность для коммуникаций. Убедитесь, что вы полностью одобряете все ваши ожидания от переданного задания на аутсорсинг, прежде чем нанимать фрилансера.

ОБРАТНАЯ СВЯЗЬ О СДАННОЙ РАБОТЕ

Несмотря на то, что фрилансер это наемный работник, а не работодатель, не бойтесь сказать, что задание будет оплачено, если оно будет выполнено на высоком уровне.
Но если работу отправляете обратно — убедитесь, что вы поступаете не грубо или неуважительно. Цель состоит в том, чтобы получить лучший результат, и вы должны контролировать выполненную работу для достижения цели.

РЕГУЛЯРНОЕ ОБРАЩЕНИЕ К ФРИЛАНСЕРУ

Если вы чувствуете, что фрилансер понимает работу и выполняет задания ответственно и качественно, то стоит задуматься о регулярном сотрудничестве. Увеличение гонорара позволит укрепить отношения и использовать аутсорсинг для разгрузки своих штатных сотрудников постоянно. Даже можно предложить ему войти в штат. Но убедитесь, что у вас есть постоянная работа для его загрузки, в противном случае, фрилансер сражу же будет искать работу на стороне.
Будьте очень осторожны, прежде чем делать этот шаг, и убедитесь, что фрилансер именно тот, кому вы можете доверять.

Аутсорсинг востребованная услуга на рынке. Хоть фрилансер и работает на заказчика, и более чем заинтересован в выполнении задания, хорошего специалиста найти проблематично. Чтобы получить качественный и быстрый результат советуем обратить внимание на вышеуказанные рекомендации. Все же, ответственные исполнители — редкость, поэтому можно задуматься и о сотрудничестве с фрилансерами. Но в конце концов, это дело ваше, ведь босс — ВЫ!

Нужен ли договор фрилансеру?

Фрилансер с договором

Договор и фриланс

Является ли договор инструментом защиты фрилансера?

Договор для фрилансера это не просто бумажка. Одним из основных рисков фриланса есть невыполнение обязательств по оплате труда со стороны заказчика. Наша практика показывает, что с этой проблемой, хоть раз, но сталкивался практически каждый «свободный художник».

В обычной бизнес среде существуют различные виды договоров, которые обязывают стороны к выполнению своих договорных обязательств. В среде фриланса часто забывают вообще оформить взаимоотношения каким-либо способом.

Зачем нужен договор?

Если обратится к Гражданскому кодексу Украины, то статья 6 гласит следующее:

Стаття 6 Цивільного кодексу України

Договор, по сути есть документ, по которому возникают гражданские права и обязанности, и каждая из сторон договора имеет свои права и свои обязанности.

С одной стороны, Заказчик по окончанию исполнителем работ или предоставлению услуг обязан их оплатить, а фрилансер, с другой стороны, обязан выполнить качественно свою работу или оказать услуги, и получить за них вознаграждение.

Договорные отношения между любыми сторонами никогда не были простыми и «безоблачными». Без анализа (юристами), стороны заключают договор крайне редко. Специалисты выполняют его проверку на наличие «нужных» для клиента позиций (оплата, срок выполнения заказа, поставки, проведения тех или иных действий, согласование и устранения замечаний контрагента и т.п.).

Фрилансер, не являясь специалистом в области права, вряд ли сможет самостоятельно подготовить и заключить такой договор, который обезопасит его от различных рисков.

В интернете есть безумное количество различных договоров, некоторые лучше, некоторые хуже, но бездумно скачать и пользоваться договором, найденном в сети, мы бы не рекомендовали.

Велика вероятность пропустить мимо внимания изъяны заключаемого соглашения. Ваш заказчик может предложить свой вариант договора, который составлялся его специалистами таким образом, что может вступить в силу принцип: «подписал и уже должен».

Вы когда-нибудь сталкивались с банками по вопросам получения кредита или оформления кредитной карты? Вы полностью все прочитали и поняли? Особенно текст мелким шрифтом? Мелочей в законодательстве нет, вряд ли Вы вникали в различные правовые нюансы, которые в последующем могут сыграть с вами «злую шутку».

Что бы избежать таких рисков, Вы можете обратиться в юридическую компанию, специалисты которой, непосредственно «под Вас» подготовят договор о продаже или предоставлении тех или иных услуг.

Договор для фрилансера

Какие риски несут договорные отношения для самого фрилансера?

Прежде всего, это то, что физическое лицо, которым является фрилансер, отвечает всем своим имуществом.

То есть в случае судебных споров, если суд примет сторону заказчика на взыскание с фрилансера предоплаты, или оплаты за некачественно выполненную работу, то взыскание может быть обращено на все имущество, которое принадлежит лично ему (квартира, автомобиль, и т.д.).

Также необходимо отметить, что средства, полученные по гражданско-правовому договору, являются объектом налогообложения, и фрилансер обязан подать в последующем декларацию о доходах и уплатой подоходного налога (ставка в Украине в 2018 году – 18%).

Подведем итог, стоит ли оформлять договор фрилансеру

Гражданско-правовой договор необходим фрилансеру чтобы:

1. Минимизировать свои риски.

2. Взыскать с заказчика невыплаченную оплату своего труда.

3. Начислить штрафные санкции за просрочку оплаты.

4. Подтвердить свои легальные доходы.

 

Читайте также публикацию команды ESP: «38 болезненных шишек фриланса».

Безопасность рабочего процесса фрилансера

Безопасность рабочего места фрилансера

Каким образом безопасность бизнеса может быть связана с фрилансером?

Если взглянуть более глубоко на деятельность фрилансера, то это, в принципе, обычный бизнес одного человека, который продает услуги, товары, работы и получает за это деньги. Форма процесса, в целом, не имеет значения. Но есть общие моменты, которые характерны для типичных бизнес-отношений, к которым стоит отнести следующие:

  • договорные отношения (устные или письменные);
  • порядок оплаты за выполненную работу;
  • претензии за некачественную работу (механизмы компенсации).

Таким образом, фрилансер является «мини-фирмой», деятельность которой требует организации безопасности. Прежде всего, мы рекомендуем провести аудит безопасности,при проведении которого особое внимание следует обратить на личную, финансовую и информационную безопасность.

1. Личная безопасность фрилансера

Как известно, большинство работ фрилансер выполняет на дому. Следовательно, Ваше рабочее место фактически является офисом, который требует защиты. Безопасность офиса, как правило, начинается с пропускного режима.

Общие вопросы, входящие в План проверки объекта по вопросам пропускного режима, мы приводили в статье Аудит безопасности. Просмотрите наш чек-лист и дополните его уточняющими вопросами относительно Вашего «производственного участка»:

А) Как закрываются двери в общую и рабочую зону?

Б) Есть ли доступ посторонних лиц к Вашему рабочему месту?

В) Есть ли несанкционированный контроль Вашего рабочего места?

РЕКОМЕНДАЦИИ по личной безопасности фрилансера

Если вы большую часть времени проводите дома и используете дом в качестве офиса, а продукт вашего труда есть в большей степени — информация, то советуем Вам выполнить следующие действия:

  • оборудовать входную дверь и окна надежными замками и запирающими устройствами;
  • заключите договор с охранной компанией или Государственной службой охраны на охрану вашего жилища (приезд группы охраны по вызову или факту срабатывания сигнализации составляет незначительное время);
  • ограничьте доступ к вашему рабочему месту посторонним и членам своей семьи (последним для того, что бы случайно не уничтожили плоды вашего труда);
  • вооружитесь. Действующим законодательством предусмотрена относительно несложная процедура приобретения и оформления гражданами гладкоствольного оружия. Доброе слово и дробовик принесет гораздо больше эффекта для непрошенных гостей, чем просто доброе слово. Обучите пользованию оружием своих близких, предварительно научившись этому сами.

Безопасность фрилансера

2. Доступ к конфиденциальной информации 

В большинстве случаев, деятельность фрилансера связана с массивами информации, работой на компьютере и доступом в Интернет. Если же Ваш фриланс напрямую не связан с вычислительной техникой, то все же, скорее всего, Вам не обойтись без помощи различных гаджетов, хранения различной информации в электронном виде и пользованием сетью.

При проведении заказного аудита клиентов, наша команда экспертов постоянно находит слабые места в организации информационной безопасности (ИБ), а зачастую ее полное отсутствие. Поэтому, как минимум, соблюдайте осторожность и держите под защитой места хранения информации, доступ к компьютерным устройствам и интернету. Ведь, под угрозу постороннего доступа могут попасть производимый Вами продукт и Ваша конфиденциальная информация.

РЕКОМЕНДАЦИИ как работать с информацией

Как правило, результатом труда удаленных тружеников является информация, а не физические предметы. В наше время, источниками накопления и хранения информации являются, как уже было указано выше, электронные устройства.

  • регулярно создавайте резервную копию наиболее ценной информации и  копируйте ее на какой-нибудь внешний носитель («облако» тоже подойдет);
  • держите данные под паролем и в зашифрованном виде;
  • не давайте пользоваться вашим рабочим местом посторонним людям;
  • ограничьте доступ к рабочему месту своих близким (см. выше);
  • не рассматривайте непонятные рассылки писем, спам. Это может быть целенаправленная попытка взлома, с целью хищения информации.

 

3. Финансовая безопасность фрилансера

Варианты получения оплаты могут быть безналичные, с использованием электронных или банковских инструментов, а также с получением наличных.

Местами хранения денежных средств в домашних условиях очень часто являются комоды, сложенное постельное белье, сливные бачки, холодильники, антресоли и иные места хранения, прекрасно известные ворам. Использование сейфа уменьшает риск кражи, но часто его просто уносят вместе с содержимым.

РЕКОМЕНДАЦИИ по защите финансов

  • не храните дома значительные суммы денег наличными;
  • используйте для хранения средств — финансовые учреждения;
  • при боязни хранить деньги на банковских счетах, как минимум, пользуйтесь ячейками.

 

Свести все риски к нулю невозможно!

В наше время никто не застрахован от кражи, разбойного нападения, воровства интеллектуальной собственности, угроз здоровью и т.п.

Наша задача — показать Вам пути минимизации подобных рисков.

Приведенные рекомендации не являются исчерпывающими. В каждой конкретной ситуации они могут видоизменяться, но уже с привязкой к Вашей личности, образу жизни, месту расположения жилища, и иным факторам.

Надеемся, что наши советы помогут Вам по-другому взглянуть на организационные вопросы безопасности Вашего рабочего процесса.

Золотые правила Безопасности бизнеса

Правила безопасности бизнеса

Главные принципы  защиты бизнес-процессов

Кто защищает бизнес? Подразделение (служба безопасности).

Как защитить бизнес? Построить систему защиты.

На сегодня мы имеем множество предложений таких услуг. На рынке, каждый гарантирует, что именно его система безопасности — это, как раз то, что поможет решить проблему безопасности в Вашем случае.

Однако, практика показывает, что решением задач по борьбе с потерями и издержками бизнеса собственник занимается самостоятельно. Почему? Потому что защищает «СВОЕ».

Невозможно выстроить неуязвимую схему защиты. Слишком много меняющихся позиций вокруг Вашего бизнеса, который тоже не стоит на месте. Кроме того, важно учитывать психологию Ваших сотрудников и сотрудников контрагентов, плюс неизвестные источники, в результате чего образуется «черная дыра» неопределенности.

Если рассматривать свой бизнес, как динамичную систему взаимосвязанных элементов, то безопасность — это система в системе, только с определенными точками акцентирования внимания.

Собственнику важно понимать и разбираться в принципах построения системы безопасности своего бизнеса.

Элементы построения бизнеса практически одинаковые у всех, а связи между элементами могут быть кардинально разными.

Их знает только владелец, он их выстраивал. Только он знает, в полном объеме, принципы функционирования этих связей.

Выстраивание безопасности — это тоже бизнес-процесс. Его отличительная черта —  учет и анализ рисков, действенные механизмы противодействия потерям или их минимизации.

Итак, что защищать?

Правильный ответ — свой РЕСУРС, который может быть:

  • информационный;

  • интеллектуальный;

  • имущественный;

  • клиентскую базу;

  • собственных работников;

  • технологии;

  • активы  и так далее.

Защита необходима и системе управления компанией. Отлаженное управление тоже ресурс, который не должен замыкаться в отдельной структуре.

Безопасность — это забота всего топ-персонала компании.

Система должна охватывать всех сотрудников, начиная от президента и заканчивая техническим персоналом. Локализация управления безопасностью в одном департаменте может быть эффективна только в определенном промежутке времени.

Например: отработка контракта определенного по времени исполнения. Постоянно возникающие вызовы требуют гибкости системы. Системная безопасность — это развивающийся процесс, который не останавливается.

Практической схемы универсальной системы безопасности не существует. Индивидуальная система — уникальна. И это тоже ресурс. Система отстраивается на базовых элементах предприятия и связях между ними. Производство автомобилей и банк принципиально разнятся базовым набором элементов.

Общий алгоритм создания Службы безопасности (применим для любой системы)

1. Есть три критерия: безопасность, скорость и дешевизна. Система может включать только два.

  • дорогая система будет безопасной и быстрой
  • медленная система будет безопасной и дешевой
  • небезопасная система, т.е. никакая, будет дешевой и быстрой

Выбор оптимальной комбинации ложится на лиц, принимающих решения. Исключить риски невозможно. Их не бывает только у того, кто ничего не защищает. Однако эффективная служба безопасности делает риски прогнозируемыми.

2. Безопасность составная часть производства. К ней также применимы экономические законы.

3. Сложная система безопасности — сложная коммуникация внутри системы. Вероятность ошибок растет, эффективность падает. Экономически, содержание такой безопасности влетает в копеечку и должно быть оправданным. Например, овощная палатка и крупный торговый центр. Отличия в организации безопасности, так сказать, «на лицо».

4. При наличии нескольких вариантов по безопасности, всегда выбирается самый безопасный.

5. В систему безопасности всегда необходимо вкладываться. Расценивайте это как ИНВЕСТИЦИЮ. Да, она стоит дорого, и это оправданно. Однако, здесь не прямо пропорциональная зависимость — больше вложил, безопасней стало. Есть точка, где наступает равновесное состояние. Дальнейшие вложения отразятся только на Вашем кармане. Определите правильно эту равновесность.

6. Любая система защиты тормозит развитие бизнес-системы в целом. Это априори. И здесь важно ловить точку баланса. Безопасность эффективна при конкретном включении в процессы. Например, при реализации масштабных проектов целесообразно создать отдельную группу по безопасности именно под этот проект. Эффективность повышается в разы.

Разобравшись с принципами безопасности, определив акценты приложения внимания на элементы своей бизнес системы, можно переходить к делегированию определенных функций и выстраивать СВОЮ собственную систему безопасности.

Другими словами, создается элемент — подразделение, которое интегрируется в имеющуюся модель бизнеса. Задачи Подразделению (службе) Безопасности определяет собственник.

Задачи службы безопасности

Базовые задачи для Подразделения безопасности:

  • снабжение правления компании свежей информацией для принятия решений;

  • рекомендации правлению компании и менеджменту по контролю за безопасностью по секторам;

  • мониторинг внешних угроз — коррупция и криминал, их влияние на локальные рынки;

  • выявление недобросовестных конкурентов, рекомендации по противодействию;

  • отслеживание моментов незаконного использования торговых логотипов компании;

  • обеспечение сохранности интеллектуальной собственности и коммерческой информации компании;

  • получение и анализ информации о контрагентах и партнерах на стадии планирования сделок;

  • применение оперативных методов и средств в рисковых секторах компании;

  • проведение обязательного регламента безопасности, при проведении компанией конфиденциальных и публичных мероприятий.

Это костяк задач. Они динамично видоизменяются в зависимости от вектора деятельности компании.

Перечень направлений деятельности предприятия под контролем Подразделения (службы) безопасности:

1. Безопасность предприятия.

2. Экономическая разведка.

3. Физическая охрана (при необходимости).

4. Техническое обеспечение.

Причем, первые два направления — основные, и именно им должно уделяться наибольшее внимание.

Все изложенное выше верно. Но стоит вопрос- с чего все-таки начать выстраивать собственную систему защиты? Особенно, если бизнес только начал развиваться и ресурса на полноценную Службу Безопасности просто нет.

Начните с аудита безопасности своего бизнеса. Об этом читайте статью ПРОВОДИМ АУДИТ БЕЗОПАСНОСТИ САМОСТОЯТЕЛЬНО.

Аудит безопасности самостоятельно

Проведение аудита безопасности закроет все лазейки для утечки ресурсов

Как провести аудит безопасности бизнеса самостоятельно?

Понятие «Аудит безопасности» многогранно. В нашем понимании это ­ комплексная проверка состояния компании на предмет наличия рисков. Ведь риски  могут существенно повлиять на:

  • ведение бизнеса;
  • физическое и финансовое состояние компании;
  • физическое и финансовое состояние учредителей и топ ­менеджмента компании.

Построение собственной системы защиты начинается с базового аудита безопасности предприятия 

Базовый вид проверки позволяет собственникам выявить упущения в организации бизнеса, которые могут служить предпосылками для финансовых потерь, получения репутационного ущерба для компании, рисков физического воздействия на собственников.

Аудит безопасности проводится для разных компаний, как больших, так и малых. Основное отличие состоит в механизме его проведении, а основное различие заключается в количестве поставленных для исследования вопросов.

Разные подходы к проведению аудита безопасности

Например, в крупных компаниях аудит безопасности целесообразно совместить с финансовым аудитом, в связи с тем, что финансисты могут выявить проблемы, которые напрямую могут быть связаны с вопросами безопасности. В небольших компаниях, аналитик безопасности сможет самостоятельно промониторить движение средств по счетам, выявить рисковые платежи, провести анализ контрагентов на предмет платежеспособности и выявить контрагентов с признаками «фиктивности».

Если ваш офис состоит из одного кабинета, то соответственно перечень вопросов по режиму объекта будет гораздо меньше.

Например, если Вы работаете с «наличкой», то Вам желательно придерживаться следующих мер предосторожности:

  •  у вас не должно быть свободного доступа в офис для посторонних;
  • сейф не должен стоять на видном месте (как минимум!);
  • в ваше отсутствие (особенно выходные и праздничные дни) в офисе не должны оставаться крупные суммы денежных средств.

Данные об учете денежных средств желательно хранить на «облаке», а не в компьютере, который, как правило, стоит на столе.

Вышеуказанные примеры носят рекомендательный характер, так как каждый бизнес имеет собственную специфику.

Именно поэтому, мы предлагаем Вам провести мониторинг рисков безопасности бизнеса самостоятельно.

Рекомендуем использовать универсальный перечень вопросов, необходимых при составлении плана мероприятий аудита безопасности

Аудит защиты бизнеса

План мероприятий аудита безопасности

1. Мониторинг режима объектов

1.1  Проверка пропускного режима персонала, посетителей предприятия.

1.2  Проверка пропускного режима автотранспорта.

1.3  Проверка документации, регламентирующей режимные мероприятия.

1.4  Доступ к помещениям на территории объекта.

1.5  Мониторинг работы технических средств обеспечения работы объекта.

1.6  Выявление возможных зон на территории предприятия, которые не охвачены системой охраны.

1.7 Изучение договоров с охранными структурами.

2. Определение внешних и внутренних рисков

2.1. Внешние риски.​

  • чиновники, коррупционные проявления в различных хозяйствования;
  •  конкуренты;
  • правоохранительныеиконтролирующиеорганы, работающие по «заказу»;
  •  мошенники, кидалы и прочие, работающие как временные партнёры(покупатели, продавцы товара и различных услуг);
  • кредиторы и дебиторы (постоянные, со значительными суммами).

2.2. Внутренние риски.​

  • воровство со стороны персонала;
  • мошенничество персонала;
  • халатностьдолжностныхлицпредприятия;
  • недостатки в организации производственного процесса ведущая к финансовым потерям;
  • «слив»конфиденциальнойинформациизаинтересованнымлицам.

Исходя из выявленных источников рисков, необходимо осуществить следующие действия:

  • оценка степени серьезности угрозы (уровень ресурсов источника угрозы и его цели ­ возможного ущерба ресурсам предприятия);
  • выделение групп источников угроз по целям, ресурсам, интересам;
  • оптимальное выделение ресурсов, выбор и применение оптимального алгоритма локализации угроз (построение системы защиты) с учетом выделенного на это бюджета.

3. Финансово-­экономическая безопасность предприятия

3.1. Порядок защиты ресурсов компании:

  • информация;
  • интеллектуальная собственность;
  • активы;
  • имущество;
  • клиенты;
  • персонал;
  • технологии.

3.2. Мониторинг системы бухгалтерского, финансового и налогового учета.

  • порядок списания материальных активов, контроль за текущими расходами;
  • учет и контроль движения наличных средств. 

3.3. Мониторинг логистики:

  • изучение порядка складского учета и хранения товарно­материальных ценностей;
  • изучение порядка перевозок ТМЦ, соответствие документации, порядка контроля за сохранностью и приема-­передачи товара; 
  • выявление возможностей хищения ГСМ и других материальных ценностей. 

3.4. Налоговое планирование.

3.5. Проверка рисков, связанных с лицензированием партнеров.

3.6. Мониторинг работы отдела продаж. Основания для предоставления, скидок, рассрочек, регулировки ассортимента. Возможные риски получения «откатов», с учетом нанесения ущерба компании (финансовая и деловая репутация).

4. Соблюдение коммерческой тайны на предприятии.

4.1. Проверка документации, регламентирующей соблюдения коммерческой тайны и конфиденциальной информации на предприятии.

4.2. Установление возможных источников утечки информации, подпадающей под определение коммерческой тайны.

4.3. Проверка режима соблюдения коммерческой тайны на предприятии:

  • порядок работы с техническими носителями информации;

  • наличие режимных помещений и порядок допуска в них;

  • проверка помещений, относящихся к режимным, на наличие в них средств негласного съема информации.

5. Порядок работы с сотрудниками компании

5.1. Порядок подбора и принятия на работу будущих сотрудников компании;

5.2. Изучение порядка режима работы и условий труда членов трудового коллектива.

5.3. Изучение и определение возможных рисков, которым подвержен персонал компании, и которые могут принести финансовые потери предприятию;

5.4. Порядок выплаты заработной платы трудовому коллективу, материальное стимулирование работников;

5.5. Порядок увольнения сотрудников.

6. Порядок взаимодействия с филиалами компании, выявление возможных рисков.

7. Порядок взаимодействия с правоохранительными и контролирующими органами.

8. Изучение рисков, которым подвержены VIP-персоны компании.

Зачем нужны подобные проверки?

Проведение проверочных мероприятий по выявлению рисков для компании поможет в будущем предотвратить любые негативные последствия, которые тем или иным образом повлияют на эффективность работы компании.

Это может быть и воровство сотрудников компании или иных лиц, которые могут иметь доступ на территорию компании (офис). В данном случае, как риски, следует отобразить такие моменты:

  • пропускной режим;

  • учет автотранспорта;

  • возможные места проникновения на территорию (офис);

  • возможность вывоза (выноса) материальных средств и т.д.

Риски проведения антиконкурентных мероприятий, которые могут повлечь за собой остановку производственного предприятия:

  • поджог;

  • затопление производственных площадей;

  • обесточивание;

  • риски проведения рейдерских действий;

  • захват офиса и материальных средств.

Достаточно сложно, да?

Многолетний опыт показывает, что проведение аудита безопасности целесообразно поручить независимой компании. Это обусловлено тем, что «не замыленный глаз» сразу увидит рисковые места в системе.

До начала проверки собственник компании утверждает план проведения мероприятий. В план включаются именно те вопросы, которые необходимо отобразить при проведении проверки. Это может быть аудит всей деятельности предприятия по вопросам безопасности, аудит пропускного режима и сохранности материальных средств, аудит физической безопасности и т.д., исходя из того примерного перечня вопросов, которые мы привели выше.

На основании полученных материалов изучения рисков компании, готовится акт по всем вышеперечисленным пунктам, с указанием выявленных недостатков, их причин, а также способов и методов их устранения. В акте также будет указан расчет ресурсов, в том числе и финансовых, на устранение выявленных проблем, дальнейшей профилактики и поддержания системы безопасности предприятия на надлежащем уровне.

План проверки объекта

Образец Плана проверки объекта по вопросам пропускного режима

1. Проверка пропускного режима персонала, посетителей предприятия.

  • порядок пропускного режима на территорию предприятия;

  • фиксация входа-выхода персонала, посетителей;

  • наличие документации, предусматривающей фиксацию посетителей, иных лиц пребывающих на территорию.

2. Проверка пропускного режима автотранспорта.

  • допуск автотранспорта на территорию;

  • контроль за местами парковки и размещения автомобилей;

  • порядок контроля выезда автомобилей;

  • проверка автомобилей на предмет вывоза ТМЦ, наличия сопроводительных документов, досмотр автомобилей или иного транспорта;

  • порядок документирования въезда, выезда пребывания на территории предприятия транспортных средств.

3. Проверка документации, регламентирующей режимные мероприятия.

4. Доступ к помещениям на территории объекта.

  • возможность доступа к помещениям на территории объекта;

  • контроль за доступом к режимным объектам;

  • фиксация доступа к режимным объектам, ведение необходимой документации;

  • возможность несанкционированного доступа к различным помещениям, в том числе и режимным.

5. Мониторинг работы технических средств обеспечения объекта.

6. Выявление возможных зон на территории предприятия, которые не охвачены системой охраны.

7. Изучение договоров с охранными структурами.

В плане возможны изменения и дополнения, исходя из выявленных обстоятельств.

Также необходимо отметить, что ни один план действий не является догмой, и по ходу проведения мероприятий в нем допускается внесение любых изменений, направленных на более качественное выполнение задачи.

Итак, слабые места в системе безопасности выявлены, риски оценены. Перед вами лежит заключение эксперта по безопасности с рекомендациями. Если при проведении аудита безопасности эксперт не выявил уже причиненного ущерба, что бывает довольно часто, то рекомендуемые им меры будут превентивного (упредительного) характера.

Рекомендуем к прочтению:
Как не допустить воровство на предприятии